請求書の書き方｜必須記載事項・テンプレート・送付マナーまで

請求書の書き方は、インボイス制度に対応した必須6項目を漏れなく記載し、宛名の敬称と支払条件を整え、PDFで送付するのが現在の標準です。

この記事は、初めて請求書を作る個人事業主・副業ワーカー・フリーランス向けに、必須記載事項から項目別の書き方、敬称の使い分け、源泉徴収、送付マナー、よくある間違いまでを1記事で完結するようにまとめました。

書きながら確認したい方は、ブラウザだけで使える請求書作成ツール（登録不要・無料・インボイス対応）を開きつつ読み進めてください。

請求書の必須記載事項（インボイス制度の6項目を含む）

請求書には「通常請求書」と「適格請求書（インボイス）」の2種類があり、必要な記載事項が異なります。2023年10月から始まったインボイス制度では、適格請求書発行事業者として登録した事業者が発行する請求書に、従来の通常請求書には不要だった登録番号・税率ごとの消費税額などを記載する必要があります。

通常請求書 vs 適格請求書の比較

記載事項	通常請求書	適格請求書
発行者の氏名・名称	必要	必要
登録番号（T+13桁）	不要	必要
取引年月日	必要	必要
取引内容	必要	必要
軽減税率対象の表示（※）	不要	必要
税率ごとに区分した対価の合計額	不要	必要
適用税率	不要	必要
税率ごとに区分した消費税額	不要	必要
交付先の氏名・名称	必要	必要

適格請求書の必須6項目（消費税法第57条の4第1項）

発行者の氏名又は名称及び登録番号（T＋13桁）
取引年月日
取引内容（軽減税率対象品目である旨）
税率ごとに区分した対価の合計額及び適用税率
税率ごとに区分した消費税額
交付先の氏名又は名称

登録番号は「T」で始まる13桁の数字で、国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで自社の番号を確認できます。免税事業者は登録番号を持たないため、その場合は登録番号の行自体を記載せず通常請求書として発行します。

2026年5月時点では、インボイス制度の経過措置により免税事業者からの仕入れでも一定割合（80%）の仕入税額控除が認められています。最新の制度詳細はインボイス制度に対応した請求書の書き方で別途解説しています。

請求書の項目別の書き方

発行者情報（自分の側）

項目	書き方の例	なぜ必要か
氏名・屋号・会社名	山田太郎 / Studio YAMADA / 株式会社山田商会	発行責任の所在を明確にするため
住所・電話番号	〒150-0001 東京都渋谷区… / 03-1234-5678	取引先からの問い合わせ窓口
登録番号	T1234567890123	適格請求書の必須項目
振込先	○○銀行 △△支店普通 1234567 ヤマダタロウ	入金処理に必須

会社員から独立したばかりで屋号が決まっていない場合、本名のみでも構いません。

宛先（取引先）

宛先は「会社名＋部署＋担当者＋敬称」の順で記載するのが標準です。敬称の使い分けは後述します。

株式会社○○商事
営業部 田中花子 様

担当者が不明な場合は会社名のみ＋御中で問題ありません。

取引情報（書類番号・発行日・支払期限）

項目	書き方の例
請求書番号	INV-2026-001（任意・連番管理用）
発行日	2026年5月18日
支払期限	2026年6月30日
件名	2026年5月分業務委託費

請求書番号は任意ですが、自分の管理のために連番を振っておくと、後で「○月分の請求書はどれだったか」を探しやすくなります。

品目（明細行）

品目は「品名・数量・単位・単価・税率・金額」を1行にまとめます。

品名	数量	単位	単価	税率	金額
Webサイト制作費	1	式	300,000	10%	300,000
取材費（軽減税率対象食品） ※	1	式	5,400	8%	5,400

軽減税率8%の品目には**※マークなどの印**を付け、欄外に「※は軽減税率対象品目」と注記します。

金額計算（小計・消費税・合計・源泉徴収・お振込金額）

小計（税抜）            305,400
消費税（10%対象 300,000）  30,000
消費税（8%対象 5,400）        432
合計                    335,832
源泉徴収税額（-）       -31,201
お振込金額              304,631

税率ごとに小計と消費税額を分けて表示するのが適格請求書の要件です。源泉徴収がある場合は最後に差し引き、「お振込金額」として実際の振込額を明示すると親切です。

備考欄の活用

備考欄には次のような注記を入れます。

「振込手数料は貴社ご負担でお願いいたします」
「お支払いは月末締め翌月末払いでお願いいたします」
振込先の補足（口座名義のフリガナなど）

敬称の使い分け（御中／様）

宛名の敬称は、宛先が組織か個人かで使い分けます。重複させないのが基本ルールです。

宛先のパターン	敬称	記載例
会社名のみ	御中	株式会社○○ 御中
部署名のみ	御中	株式会社○○ 経理部御中
担当者名あり	様	株式会社○○ 経理部田中花子様
個人（屋号なし）宛	様	田中花子様

NG例として「株式会社○○ 御中田中花子様」のように御中と様を重ねる書き方は避けます。担当者名を書く場合、会社名と部署には敬称を付けません。

端数処理と源泉徴収のルール

消費税の端数処理

消費税の小数点以下の端数は「切り捨て・切り上げ・四捨五入」のいずれかで処理します。インボイス制度では「1つの請求書で税率ごとに1回」の端数処理が原則となり、行ごとに端数処理してから合算するのは認められていません。

処理方法	例（消費税額 1,234.5円）	一般的な使い分け
切り捨て	1,234円	フリーランスで最も多い
切り上げ	1,235円	取引先指定がある場合
四捨五入	1,235円	大手企業との取引で見かける

取引先からの指示がなければ「切り捨て」で問題ありません。

源泉徴収の対象業務と計算式（2026年5月時点）

デザイン・ライティング・翻訳・通訳・講演・原稿料・写真撮影・モデル業など、所得税法に定められた特定の報酬は支払側が源泉徴収する義務があります。

報酬額が100万円以下の場合:
  源泉徴収税額 = 報酬額（税抜） × 10.21%

報酬額が100万円超の場合:
  源泉徴収税額 = (報酬額 - 1,000,000) × 20.42% + 102,100

10.21%・20.42%という半端な数字は、所得税10%（または20%）に復興特別所得税（×1.021倍）を上乗せした結果です。源泉徴収税額の1円未満は切り捨てとなります。

取引先から「税抜金額を基準に源泉徴収してください」と指示されるのが一般的ですが、「税込金額を基準に」と言われた場合はその指示に従います。判断に迷ったら取引先に確認するのが確実です。

請求書発行までの実務フロー

請求書を発行してから入金確認までの一連の流れは以下のとおりです。

取引内容を確定 — 見積書が承諾されたら、対象範囲・金額・支払条件を確定
必須項目を入力 — 発行者情報・宛先・品目・金額・登録番号
税率と源泉徴収を確認 — 軽減税率対象の品目、源泉徴収の有無
PDF出力 — A4縦でPDF化。ファイル名は「請求書_YYYYMMDD_宛先名.pdf」
メール送付 — 件名・本文・添付ファイル名を整えて送信
入金確認 — 支払期限後、振込先口座を確認
書類を保管 — 控えを電子データ or 紙で保存（後述）

ステップ2〜4は請求書作成ツールを使えば3分前後で完了します。

請求書送付のマナー（PDFメール送付）

メール件名の書き方

件名は「[請求書] 件名 / 自分の名前または屋号」のように、ひと目で内容と差出人がわかる形にします。

[請求書] 2026年5月分業務委託費／Studio YAMADA

「請求書のご送付」だけだと他のメールに埋もれやすいので、月や案件名を入れるのがおすすめです。

本文の例文

株式会社○○商事
営業部 田中花子 様

いつもお世話になっております。Studio YAMADAの山田太郎です。
2026年5月分のご請求書をお送りいたします。
お手数ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

【内容】
件名：2026年5月分業務委託費
請求金額：335,832円（うち源泉徴収税額 31,201円差引後 304,631円）
支払期限：2026年6月30日
振込先：○○銀行 △△支店 普通 1234567 ヤマダタロウ

ご不明点がございましたらお気軽にご連絡ください。
今後ともよろしくお願いいたします。

支払期限と振込先を本文にも明記しておくと、経理担当者がPDFを開かずに処理を進められて喜ばれます。

添付ファイル名の規則

ファイル名は「請求書_発行日_宛先名.pdf」または「INV-2026-001_株式会社○○商事.pdf」のように、保存後にも内容がわかる形が望ましいです。「invoice.pdf」のような一般名は避けます。

押印は必要か

電子取引において請求書への押印は法律上の義務ではありません。電子印影（ツールで生成した朱色の二重丸）で十分なケースがほとんどです。取引先から「原本に押印して郵送してほしい」と指定された場合のみ、印刷→押印→郵送（または印鑑スペース付きテンプレートで印刷→押印→スキャン）で対応します。

送付状（送り状）は、紙で郵送する場合は同封するのがマナーですが、PDFメール添付の場合はメール本文が送付状の役割を兼ねるため不要です。

よくある間違い（チェックリスト）

間違いの内容	NG例	正しい書き方
登録番号の桁数間違い	T123456789012（12桁）	T1234567890123（13桁）
軽減税率の表示忘れ	食品 1,000円 8%	食品 ※ 1,000円 8%（※は軽減税率対象）
敬称の重複	株式会社○○ 御中田中様	株式会社○○ 田中花子様
支払期限の記載漏れ	（記載なし）	2026年6月30日
振込先の桁間違い	普通 12345（5桁）	普通 1234567（7桁・口座名義カナ併記）
税率ごとの小計なし	消費税合計のみ	10%対象小計＋8%対象小計を分けて記載
行ごとの端数処理	各行で端数処理してから合算	税率ごとに1回だけ端数処理

請求書を出してから「金額が違う」「振込できない」と連絡が来ると、信用問題にも関わります。送信前に上記7項目を確認するだけで、ほとんどのトラブルを防げます。

請求書の保存期間と電子帳簿保存法

請求書の控え（発行側）と受領した請求書は、確定申告や税務調査に備えて一定期間の保存が義務付けられています。

区分	保存期間
個人事業主（白色申告）	5年
個人事業主（青色申告）	7年
法人	7年（欠損金が生じた事業年度は10年）

2024年1月以降、電子取引（メールでPDFを送受信した場合など）で授受した請求書は、電子データのままの保存が義務化されています。紙に印刷しての保存は認められません。要件は「真実性の確保」「可視性の確保」の2つで、タイムスタンプ付与・訂正削除履歴の管理・検索機能の確保などが求められます。

電子帳簿保存法の詳細な要件と、PDFをメールで送付した場合の保存方法は請求書のPDFメール送付方法で個別に解説しています。

請求書作成は無料ツールで時短

ここまで紹介した必須項目・税率区分・源泉徴収・端数処理をすべて自動で処理する無料ツールを curythm.com で公開しています。

インボイス制度対応（登録番号入力で適格請求書として出力、未入力なら通常請求書）
テンプレート3種（PDF送付用・封筒窓対応・印鑑スペース付き）
10%／8%混在の自動計算
源泉徴収の自動計算（100万円超の累進対応）
端数処理（切り捨て・切り上げ・四捨五入）切替
電子印影（テキスト生成 or 画像アップロード）
A4縦PDFをブラウザ内で生成・ダウンロード

ブラウザ完結・サーバー送信なしで、入力した宛先や金額が外部に送信されることはありません。発行者情報のみブラウザのlocalStorageに保存され、次回以降は自動入力された状態でスタートできます。

請求書作成ツールを使う（無料・登録不要）

よくある質問

Q. 個人事業主でも請求書に登録番号は必要ですか？

A. 適格請求書発行事業者として登録している場合のみ必要です。免税事業者（登録していない個人事業主）は登録番号を持たないため、通常請求書として発行します。本ツールでは登録番号未入力の場合、登録番号の行自体を非表示にして出力します。

Q. 請求書に印鑑は必要ですか？

A. 法律上の義務はありません。電子印影（朱色の二重丸）で十分なケースがほとんどです。取引先から原本押印を指定された場合のみ、印刷→押印→郵送で対応します。

Q. 請求書番号は必ず付けないといけませんか？

A. 法律上の義務はありません。ただし自分の管理（再発行依頼・確定申告時の集計）が楽になるため、「INV-2026-001」のような連番を振っておくのがおすすめです。

Q. 軽減税率と標準税率が混ざる場合の書き方は？

A. 品目ごとに税率区分を表示し、軽減税率8%の品目には※マークなどの印を付けます。欄外に「※は軽減税率対象品目」と注記し、税率ごとに小計と消費税額を分けて記載します。

Q. 請求書を間違えて送ってしまったらどうすればいい？

A. 速やかに取引先へ連絡し、正しい内容で再発行します。元の請求書には「無効」と分かる形で控えを残し、新しい請求書には別の番号（INV-2026-001-Rなど）を振ると混乱を防げます。

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