請求書をPDFで送る方法とメール本文の文例

請求書をPDFにしてメールで送るのは、いまやビジネスの標準的なやり方です。郵送と違って当日中に届き、保存もデータのまま行えるため、紙の請求書を発行している方も切り替えるメリットが大きいテーマです。

ただし、件名・本文・ファイル名・押印・保存ルールの基本を押さえないと、取引先に対して失礼な印象を与えたり、電子帳簿保存法に違反した状態になったりすることがあります。

この記事では、PDF請求書をメールで送るときの基本フロー、件名と本文の文例（3パターン）、ファイル名の付け方、電子帳簿保存法への対応までを1記事でまとめました。文例はそのままコピーして使えます。

なお、ブラウザだけで請求書をPDF出力したい方は、請求書作成ツール（登録不要・無料・サーバー送信なし）をご利用ください。

請求書PDFメール送付の基本フロー

請求書をPDFでメール送付するときの一連の流れは、次の6ステップに整理できます。

1. 請求書を作成（ツール or Excel等）
2. PDFで出力
3. ファイル名を整える
4. メール本文を書く
5. PDF添付して送信
6. 自分用に保存（電子帳簿保存法に従う）

このうち、見落とされがちなのは「3. ファイル名を整える」と「6. 自分用に保存」です。取引先のフォルダで埋もれない命名と、税法上正しい保存方法は、それぞれ後述します。

ExcelやWordで請求書を作る場合、PDF変換時に「印刷」→「PDFとして保存」を選びます。請求書作成ツール側でPDF出力機能を持っているサービスを使えば、ワンクリックで適切なレイアウトのPDFが手に入ります。

メール件名の書き方

メール件名は、取引先の受信トレイに並んだ瞬間に「請求書が届いた」と即座にわかる情報量にするのが基本です。経理担当者は1日に何十通もの請求書メールを受け取るため、本文を開かなくても処理対象がわかる件名にしましょう。

件名の3パターン

パターン	例
標準	【請求書送付】10月分業務委託費／curythm 山田太郎
取引先別	【curythm】10月分請求書送付のお知らせ
案件名付き	【請求書】Webサイト構築（第3期）／curythm 山田太郎

迷ったら「標準」パターンを使ってください。「【請求書送付】」という用件、「10月分業務委託費」という対象、「自社名＋氏名」という送信元の3つが揃っていれば、件名だけで請求書ファイルがほぼ特定できます。

避けたい件名の例

「請求書」 — 情報不足。どの取引・どの月かわからず、取引先のフィルタリングや検索を妨げます
「お世話になっております」 — 用件不明。営業メールやスパムと誤判定されやすい
「請求書の件」 — 案件特定ができず、開封が後回しになりがち
「【至急】」を不必要に付ける — 経理担当者の心象を悪くするので、本当に至急のとき以外は使わないこと

件名の文字数は全角25〜30文字程度に収めるのが目安です。スマートフォンのメールアプリでは長い件名が途中で切れるため、用件は前半に置きます。

メール本文の文例（3パターン）

メール本文は、取引先との関係性と取引内容によって書き分けます。以下の3パターンをそのままコピーしてお使いください。

パターン1: 初めての取引先（やや丁寧）

○○株式会社
△△部 □□様

いつも大変お世話になっております。
curythm の山田太郎です。

○月分の業務委託費について、請求書を添付いたしましたのでご確認をお願いいたします。

【金額】○○○,○○○円（税込）
【お支払期限】○年○月○日
【お振込先】○○銀行 △△支店 普通 1234567 ヤマダ タロウ

ご不明点がございましたらお気軽にお申し付けください。
今後ともよろしくお願いいたします。

---
山田太郎（curythm）
TEL: 000-0000-0000
Mail: hello@example.com

このパターンのポイントは、宛名・挨拶・差出人・用件・金額・期限・振込先・締めの順で過不足なく情報をそろえることです。署名は必ず付けます。

パターン2: 継続取引先（簡潔）

○○様

お疲れ様です。山田です。
○月分の請求書をお送りします。

【金額】○○○,○○○円（税込）
【支払期限】○年○月○日

ご確認のほどよろしくお願いします。

毎月同じ相手に送る継続案件では、ここまで簡潔にして問題ありません。むしろ毎月「いつもお世話になっております」と長文を送ると、機械的に処理する経理側の作業を遅らせます。

ただし、相手側で経理を別の担当に切り出している場合は、CCに経理担当を入れて、本文の冒頭で「経理ご担当者様」と一言添えるのが親切です。

パターン3: 複数添付（請求書 + 業務報告書）

○○様

お世話になっております。
○月分の請求書と業務報告書をお送りします。

【添付】
・請求書_curythm_20260531.pdf
・業務報告書_2026年5月.pdf

【ご請求金額】○○○,○○○円（税込）
【お支払期限】○年○月○日

ご確認のほどよろしくお願いいたします。

業務報告書・タイムシート・納品物の控えなどを請求書と一緒に送るときは、本文中で「【添付】」セクションを設けてファイル名を箇条書きにします。受信側がどのファイルを開けばよいか即座にわかり、添付漏れの確認にも使えます。

PDFが3つ以上になる場合は、ZIPでまとめるよりも、本文中で順番を明示したほうが親切です。ZIPは社内のセキュリティ設定で開けないことがあります。

ファイル名の付け方

ファイル名は「請求書とわかる」「取引先がわかる」「期間がわかる」の3条件を満たすのが基本です。

推奨ファイル名フォーマット

用途	ファイル名例
標準	請求書_curythm_20260531.pdf
案件名付き	請求書_curythm_Web構築_20260531.pdf
月分明記	請求書_curythm_2026年5月分.pdf

日付は YYYYMMDD 形式が並び替えやすくおすすめです。「請求日」と「請求対象月」のどちらをファイル名に入れるかは取引先のルールに合わせます。指定がなければ請求日を入れるのが一般的です。

避けたいファイル名

invoice.pdf — 取引先のダウンロードフォルダで他社の同名ファイルとぶつかります。経理が同じ名前で複数受け取ると、誤った請求書を支払う事故につながります
ファイル名に空白を含む — メーラーやOSによっては「%20」にエンコードされ、別名で保存される場合があります。区切りはアンダースコア（_）かハイフン（-）を使ってください
ファイル名に記号を含む — （）「」※などの記号は、Windowsの一部APIで文字化けすることがあります
連番のみ — 001.pdf「2.pdf」では何のファイルかわかりません

電子帳簿保存法の「検索性要件」も、ファイル名で「日付・取引先名・金額」が判別できるようにしておくと満たしやすくなります（後述）。

押印は必要か？電子印影で十分か？

PDF請求書に、印鑑（または電子印影）は法的には必須ではありません。

民事訴訟法第228条第4項では「私文書は本人またはその代理人の署名または押印があるときに真正に成立したものと推定する」と定めており、署名でも押印でも成立要件を満たします。電子契約においては電子署名法第3条が同様の効力を電子署名に認めています。

つまり、PDF請求書に押印がなくても法的な問題はありません。しかし、日本の商習慣として印影があったほうが「正式な書類感」が出るのは事実で、取引先によっては押印を求められることがあります。

電子印影で対応できるケース

メール送付・PDF送付がメイン
取引先から「物理印鑑が必要」と明示されていない
経理処理上、印影の有無を問われていない

このような場合は、請求書作成ツールに付属する電子印影機能（朱色の二重丸＋テキスト）で十分です。

物理印鑑が必要なケース

取引先から「印鑑を押した原本を送ってほしい」と言われた
公的機関への提出書類で押印が指定されている
印刷→押印→スキャン送付という運用が決まっている

このときは、印鑑スペース付きのテンプレート（PDFに朱色点線円で押印位置が描画されたもの）でPDFを出力し、印刷後に物理印鑑を押してからスキャンしてメール添付します。

電子帳簿保存法のポイント（フリーランス向け簡潔解説）

2024年1月から、電子取引で受け取った請求書のデータは「データのまま」保存することが義務化されました（電子帳簿保存法第7条）。個人事業主・法人ともに対象です。

これは、「PDFで受け取った請求書を紙に印刷して保存」というやり方が認められなくなったということです。受け取ったPDFはPDFのまま、メール添付ファイルはダウンロードして電子データとして保存する必要があります。

電子保存の2つの要件

電子取引データの保存には、次の2要件を満たす必要があります。

1. 真実性の要件

データの改ざんを防ぐ仕組みが必要です。次のいずれかで対応します。

タイムスタンプ付与
訂正削除の履歴が残るシステムで保存
訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定・運用

個人事業主であれば、「事務処理規程」を作って運用するのが現実的です。国税庁がサンプル規程を公開しています。

2. 可視性の要件

保存したデータを必要なときに検索・閲覧できる状態にする必要があります。

ディスプレイ・プリンタなどの備付け
システムの操作マニュアルの備付け
検索機能の確保（取引年月日・取引金額・取引先で検索可能であること）

検索機能は、ファイル名に「20260531_curythm_100000.pdf」のように日付・取引先・金額を入れておけば、フォルダ内検索で要件を満たせます。専用システムは不要です。

猶予措置について

2024年1月以降も、「相当の理由」がある場合は、データ保存とともに「紙でのプリントアウトの保存」と「税務調査時にデータの提出に応じられる」状態を維持していれば、検索機能などの要件を満たさなくても認められる猶予措置があります。

ただし「相当の理由」の解釈は税務署の判断次第なので、規模の小さい個人事業主であっても、最低限ファイル名に日付・取引先・金額を入れる運用は早めに始めるのが安全です。

請求書の保存期間

電子帳簿保存法とは別に、所得税法・法人税法・消費税法それぞれで請求書の保存期間が定められています。

立場	保存期間	根拠
個人事業主（青色申告）	7年（一部の書類は5年）	所得税法施行規則
個人事業主（白色申告）	5年	所得税法施行規則
法人	7年（欠損金繰越控除があれば10年）	法人税法施行規則
消費税の課税事業者	7年	消費税法施行令

複数の保存期間が並ぶときは、長いほうに合わせるのが安全です。法人で青色申告の欠損金繰越控除を受けているなら、10年保存にしておけば全てクリアできます。

保存場所は、ローカルディスク・NAS・クラウドストレージのいずれでも構いません。ただし、サービス終了でデータが消えると保存義務違反になるため、クラウドストレージを使う場合はバックアップを別途取っておきましょう。

送付状（送り状）は必要か？

紙の請求書を郵送する場合は、表紙として送付状（送り状）を同封するのが日本のビジネスマナーです。一方、メール送付の場合は、メール本文が送付状の役割を果たすため、別ファイルで送付状を添付する必要はありません。

メール本文に次の要素が含まれていれば、送付状として十分機能します。

宛名（会社名・部署名・担当者名）
挨拶文
送付内容（請求書1通、業務報告書1通など）
金額・支払期限・振込先
締めの挨拶
差出人の署名

逆に、メール送付なのに「送付状.pdf」を添付すると、本文と添付ファイルで情報が重複し、取引先の確認作業を増やします。送付状は紙郵送のときだけ、と覚えておけば問題ありません。

ただし、取引先が大企業で「メールに送付状PDFを添付すること」と社内ルールで指定している場合は、それに従ってください。

請求書を作るならブラウザ完結のツールで

請求書をPDF出力するには、Excelテンプレート・クラウドサービス・専用ツールの3つの選択肢があります。月1〜2枚しか発行しないフリーランスにとっては、ブラウザだけで完結する無料ツールがもっとも費用対効果が高い選択肢です。

請求書作成ツールは、次の特徴を持っています。

ブラウザ完結・サーバー送信なし — 入力した取引先情報や金額は外部に送信されません。発行者情報のみブラウザのlocalStorageに保存されます
PDF出力対応 — A4縦のPDFをワンクリックでダウンロード
インボイス制度対応 — 登録番号（T+13桁）を入れれば適格請求書として出力
3テンプレート対応 — PDF送付用・封筒窓対応・印鑑スペース付きから選択可能
電子印影機能 — 朱色二重丸の印影をリアルタイム生成（最大6文字）

入力した宛先や品目は保存されないので、過去の取引が別の取引先に紛れ込む事故が起きません。共有PCでも安心して使えます。

よくある質問

Q. PDFをパスワード付きにすべき？

A. 取引先からの指示があればパスワード付きにします。指示がなければ、付けないほうが一般的です。パスワードは別メールで送るのが慣例ですが、最近は「同じ経路でパスワードを送るのは無意味（PPAP問題）」として廃止する企業が増えています。社内ルールに合わせるのが安全です。

Q. 同じ取引先に複数の請求書を月内に送って良い？

A. 問題ありません。案件ごとに分けて発行する方法と、月末にまとめて1枚にする方法があります。取引先の経理が処理しやすいよう、できれば事前に擦り合わせておくとよいでしょう。複数発行する場合は、ファイル名や件名に案件名を入れて区別します。

Q. メールが届かなかった場合の確認方法は？

A. 支払期限の3〜5営業日前までに入金がない場合は、まず取引先に「請求書はお手元に届いておりますでしょうか」と確認連絡を入れます。請求書の再送付を依頼されたら、同じPDFを再送するか、必要なら日付を更新して再発行します。

Q. クラウドストレージ共有でも良い？

A. 取引先のセキュリティ方針次第です。Google Drive・Dropbox・OneDriveなどの共有リンクで請求書を渡すケースも増えていますが、企業によっては「外部URLからのダウンロードは禁止」と決めていることがあります。確実なのはメール添付です。

Q. 請求書の修正・再発行のやり方は？

A. 金額や宛先の修正が必要になったら、修正版PDFを発行し直して、メールで「先ほどお送りした請求書に誤りがありましたので、修正版を再送いたします」と一言添えて再送します。古い請求書のファイル名には「_旧」や「_修正前」と付けるか、あるいは削除して新しい請求書だけを残します。インボイス制度の適格請求書は、修正履歴がわかる形で残すのが望ましいです。

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請求書をPDFで送る方法とメール本文の文例｜電子帳簿保存法対応